Muzeum POLIN – fundraising ukierunkowany na współpracę z major donors.
Partnerstwo publiczno prywatne, które się udało i dobrze funkcjonuje. Spektakularna, trwająca 21 lat kampania założycielska. Muzeum Historii Żydów Polskich Polin to materiał na co najmniej kilka artykułów. Dzisiaj skupię się jednak na codzienności zarządzania bardzo rozbudowaną strukturą major donors. Być może pomyślicie, że jest to przykład ze zbyt wysokim progiem wejścia. Pokaźne kwoty, zamożni darczyńcy i strategie obliczane na dekady.
W trakcie lektury przekonacie się jednak, że niezależnie od skali, każdy z nas może z tego przykładu czerpać. Jest to bowiem opowieść o uważności i szacunku do darczyńców, a także konsekwencji i pracy zespołowej, dzięki którym udaje się realizować w naszych polskich realiach dobrze sprawdzone, zachodnie strategie fundraisingowe. Moim gościem jest Bartosz Dymarek, Dyrektor Działu Rozwoju Stowarzyszenia Żydowski Instytut Historyczny w Polsce.
Sztuka fundraisingu: Słowem wstępu, opowiedz proszę o najważniejszych celach i strukturze, na których oparta jest Wasza strategia fundraisingowa.
Bartosz Dymarek: Zacznę od wyjaśnienia, jaka jest moja rola, jak działa mój zespół i kogo reprezentujemy. Jesteśmy działem rozwoju Stowarzyszenia Żydowski Instytut Historyczny w Polsce, inicjatora budowy i jednego z trzech współzałożycieli Muzeum POLIN. Obecnie naszym zadaniem jest wspieranie działalności programowej POLIN, jesteśmy do tego zobowiązani jako jeden z fundatorów. Większość naszych darczyńców jest związana z Muzeum od wielu lat. W dużej mierze są to osoby, które pozostały z nami po kampanii założycielskiej, ale wychodzimy także do nowych, potencjalnych darczyńców.
SF: Wasz dział rozwoju jest tożsamy z działem rozwoju Muzeum? Czy może jest tam osobny dział, z którym współpracujecie?
BD: W Muzeum jest osobny dział, z którym współpracujemy. Kiedy zaczynałem pracę przy projekcie w 2009 roku, rozróżnienie między Muzeum a Stowarzyszeniem było bardzo płynne. Wszyscy pracowaliśmy wtedy nad projektem muzealnym. W tym czasie cały fundraising był prowadzony przez Stowarzyszenie. Skupiliśmy się na dużych darczyńcach, bo też duże były nasze potrzeby. W ramach powołanego partnerstwa publiczno – prywatnego Stowarzyszenie było odpowiedzialne za zbudowanie wystawy stałej, której koszt wyniósł finalnie 145 mln złotych. Nie mieliśmy takich pieniędzy, musieliśmy je zebrać. Wiedzieliśmy, że musimy pójść do dużych darczyńców, którzy będa w stanie dać nam duże pieniądze, inaczej moglibyśmy je zbierać przez 50 lat, a nie przez 21. Przez to, że pozyskanie tych darczyńców leżało po stronie Stowarzyszenia, po otwarciu muzeum relacje z nimi zostały przy nas. Samo muzeum ma obecnie własny dział pozyskiwania funduszy, który skupia się głównie na darczyńcach instytucjonalnych i korporacyjnych.
SF: Czyli nadal, chcąc rozmawiać o major donors, rozmawiam z właściwą osobą?
BD: Zgadza się. Relacje z dużymi darczyńcami pozostały w naszych kompetencjach. Są to relacje zbudowane w ciągu tych wielu lat, kiedy muzeum powstawało. Duża część tych darczyńców cały czas jest z nami.
SF: Tutaj od razu nasuwają mi się dwa pytania. Po pierwsze, jak wygląda Wasze dbanie o zaangażowanie, czyli ta codzienność utrzymywania kontaktu z tak dużą liczbą darczyńców? Jak bardzo oni sami chcą uczestniczyć w Waszych przedsięwzięciach? Po drugie, ta struktura ewoluowała i część darczyńców tworzy na przykład Radę Darczyńców. Skąd wziął się taki pomysł? Kto ją zainicjował? I jak bardzo Rada faktycznie uczestniczy w tym, co robicie?
BD: Rada Darczyńców powstała w 2015 roku, z inicjatywy dziewięciu Znamienitych Darczyńców Muzeum POLIN oraz Marty Wróbel, która wówczas zarządzała naszym działem. Po otwarciu muzeum musieliśmy zredefiniować i zmienić nasze podejście do fundraisingu. Podczas budowy muzeum płynęliśmy na fali, wszyscy dążyli do jednego celu, żeby mogło ono powstać. Liczba darczyńców przez te lata była duża, cała kampania założycielska to ponad 600 osób z całego świata. Być może nie jest to oszałamiająca liczba w porównaniu do niektórych fundacji czy inicjatyw, ale pamiętajmy, że były to zazwyczaj duże kwoty. Na naszej ścianie darczyńców kampanii założycielskiej w muzeum znajduje się około 150 nazwisk. Są to osoby, które przekazały minimum 60 tys złotych. Często nie były to jednorazowe wpłaty, tylko zbiorcza kwota kilku wpłat przekazanych na przestrzeni lat. Po otwarciu musieliśmy się do nich na nowo zwrócić: “Ok, muzeum już stoi, to był nasz główny cel przez ostatnie lata, ale nadal potrzebujemy Waszego wsparcia”.
SF: Czyli opadły emocje, które wiązały się z dużym wyzwaniem i stanęliście przed zadaniem jak od tej pory utrzymać muzeum, które jest trwałym i kosztownym przedsięwzięciem.
BN: Tak, to był kilkunastoletni maraton. W październiku 2014 roku wszyscy byli zachwyceni sukcesem, zorganizowaliśmy duże wydarzenie, przed oficjalnym otwarciem muzeum zrobiliśmy dzień darczyńców – specjalne spotkanie dla osób, które wsparły naszą kampanię. Było to osiągnięcie mety, a kiedy po maratonie opadł już entuzjazm, pojawiło się pytanie, co zrobimy żeby nadal razem biec. Jest to przecież duże muzeum, które ma potrzeby i bardzo ambitne plany. Stąd też pomysł, żeby powstała Rada Darczyńców, złożona z kluczowych darczyńców naszej kampanii, Rada postawiła sobie za cel doradzanie Zarządowi Stowarzyszenia w sprawach dotyczących strategii pozyskiwania funduszy na rzecz Muzeum POLIN. Jako ambasadorowie dobrej woli Znamienici Darczyńcy wspierają Stowarzyszenie w kontaktach z zagranicznymi społecznościami żydowskimi, środowiskami opiniotwórczymi i potencjalnymi nowymi darczyńcami. Przez lata pracy z darczyńcami nauczyliśmy się tego, że są oni naszymi najlepszymi ambasadorami i mogą być bardzo pomocni w pozyskiwaniu nowych darczyńców. Wiedzą, do kogo warto się zgłosić i wielokrotnie pomagali nam w dotarciu do takich osób.
SF: Czyli udało Wam się osiągnąć wymarzoną sytuację w fundraisingu, kiedy Wasi darczyńcy stają się Waszymi fundraiserami.
BN: Tak, dokładnie. Oczywiście ich zadaniem jest bardziej łączenie nas z nowymi darczyńcami i lobbowanie w naszej sprawie, a główna praca cały czas jest po naszej stronie, natomiast jest to dla nas bez wątpienia nieocenione wsparcie i bardzo dobra sytuacja. Kiedy znajdziemy nowego darczyńcę, który potencjalne mógłby być zainteresowany wspieraniem nas, możemy zwrócić się do członków Rady, czy znają tę osobę. I wtedy mogą nam umożliwić, ułatwić kontakt z taką osobą, bo jednak jest inaczej, kiedy do potencjalnego darczyńcy przyjdzie nieznajomy Bartek Dymarek, a kiedy zrobi to nasz darczyńca, którego zna i szanuje, i powie: “Słuchaj, jest taki projekt który wspieram, czy mógłbyś się spotkać z ludźmi z tego muzeum, bo chcieliby Ci opowiedzieć o fajnej inicjatywie”. Na wejściu możemy liczyć na inne podejście takiego potencjalnego darczyńcy.
Myślę, że w każdej działalności fundraisingowej jest ważne, aby bardzo dbać o tych darczyńców, o których wiemy że są żywo zaangażowani w nasz projekt. Nie być tylko taką osobą, która przychodzi po pieniądze, ale pamiętać o nich kiedy dzieje się u nas coś fajnego. Czasami może to być jakaś insiderska informacja, która pozwala im mieć poczucie, że mają wiedzę, która nie jest dla wszystkich. Jeżeli chcą się spotkać z dyrektorem muzeum, my to umożliwiamy. Jeżeli chcą przyjąć u nas jakąś ważną dla siebie grupę, organizujemy im taką sytuację. Budowanie relacji wymaga systematycznej pracy, nie jest łatwe utrzymywanie zainteresowania jednym projektem przez kilkanaście lat.
SF: Poza Radą, jest też cała rzesza innych darczyńców. Można na przykład przechodzić z progu do progu. Wpłaty na przestrzeni lat się sumują, czyli znowu musi tu być pewnie dużo Waszej pracy, żeby darczyńcy mieli motywację do osiągania tych kolejnych progów tytularnych.
BD: Jeżeli pozyskaliśmy już darczyńców, to pracujemy nad tym, żeby chcieli nas wspierać częściej i długofalowo. Jest to codzienna praca z nimi, plus szukanie nowych darczyńców, bo naturalne też jest, że niektórzy z nich po jakimś czasie odchodzą, na przykład chcąc wspierać inne projekty. Oczywiście, kluczowi są dla nas nasi Znamienici Darczyńcy i Rada Darczyńców. Bez ich pomocy nie moglibyśmy pracować.
SF: Na stronie Muzeum doczytałam, że Rada Darczyńców finansuje Wasze działania fundraisingowe.
BD: Nasz dział rozwoju i po części również dział operacyjny, są finansowane przez Radę. Jest to rodzaj inwestycji z ich strony, musi się to przekładać na pozyskiwane przez nas kwoty, tak żeby darczyńcy widzieli, że pieniądze zainwestowane w naszą działalność dają określone wyniki i że to, co zainwestowali, jest jakimś procentem tego, co dzięki tym pieniądzom co roku przynosimy.
SF: Czy w takim razie Wasze działania i strategie są w jakiś sposób akceptowane wcześniej lub uzgadniane z Radą?
BD: Pomysły rodzą się u nas, a następnie są konsultowane i omawiane z Radą. Niektóre pomysły wydają nam się super, a członkowie Rady powiedzą, że jednak nie – wtedy próbujemy je zmienić na takie, co do których będziemy zgodni, że mogą zadziałać. Z innych rezygnujemy, jeżeli kilka osób nam powie, że to jednak na przykład zbyt pracochłonne lub jest duże ryzyko niepowodzenia. Co roku organizujemy spotkanie podsumowujące, na którym przedstawiamy co się wydarzyło i omawiamy plany na kolejny rok. Ale jesteśmy też z tymi osobami w bieżącym kontakcie, dzięki czemu dobrze się orientują, co się u nas dzieje, jakie mamy plany.
SF: Czyli jest w tym podwójna wartość. Nie tylko możecie dzięki Radzie finansować Wasz fundraising, ale jeszcze zyskaliście przychylne Wam ciało eksperckie.
BD: Tak, tym bardziej że są to osoby wspierające różnego rodzaju inicjatywy, dzięki czemu wiedzą jak to działa. Praktycznie wszyscy mieszkają poza Polską, większość jest ze Stanów Zjednoczonych, gdzie kultura fundraisingu jest bardzo rozwinięta. W Polsce dopiero się tego uczymy. Ponieważ społeczność żydowska w Polsce nie jest duża, startując z kampanią założycielską wiedzieliśmy, że będziemy zwracać się do darczyńców z zagranicy i zbudowaliśmy nasz fundraising na szablonie amerykańskim.
Tam ta kultura wspierania ma już długą historię. Tym, co na przykład mnie zaskoczyło, był email jaki otrzymaliśmy jakiś czas temu od młodego chłopaka ze Stanów Zjednoczonych, który pytał o muzeum, pisał o tym, że ma polsko-żydowskie korzenie i wprawdzie jeszcze nie zarabia pieniędzy, ale już zastanawia się, co mógłby wspierać w przyszłości. W Polsce chyba nadal pokutuje takie przeświadczenie, że trzeba być milionerem, żeby pozwolić sobie na strategiczne myślenie o wspieraniu czegoś.
W Stanach wiele rodzin zakłada na przykład swoje fundacje, wspierające określony cel kwotami kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy dolarów w skali roku. My na pewno jesteśmy bardzo sprawni jako naród w różnego rodzaju ruchach akcyjnych, spektakularnych akcjach jak Wielka Orkiestra, a wciąż jest jeszcze mało popularne myślenie o stałym wspieraniu, nawet żeby ustawić sobie stały przelew na kwotę 10 złotych.
SF: Jest to nasza rola rzecznicza, aby wspierać budowanie w Polsce kultury wspierania. Macie tu z pewnością swoją pokaźną cegiełkę, pokazując jak to może funkcjonować, jeżeli od razu ma się świadomość, że fundraising kosztuje i warto zaplanować te działania już na starcie w odpowiedniej skali. Pomimo strategii opartej na relacjach z major donors, dajecie też wiele okazji do wspierania Was przez mniejszych darczyńców indywidualnych. Na stronie muzeum, w zakładce “wesprzyj muzeum” jest szereg komunikatów i zachęt adresowanych do mniej zamożnych darczyńców. Na przykład darowiznę celową można wpłacić już od 30 złotych. Zastanawiam się, jaka motywacja za tym stoi? Podejrzewam, że nie mogą być to wpływy aż tak znaczące w skali Waszych potrzeb. Czy stoją za tym jakieś cele pozafinansowe?
BD: Muzeum próbuje własnych działań wśród szerszej publiczności. My jako Stowarzyszenie też staramy się wychodzić do mniejszych darczyńców. Chcemy żeby każdy, kto uważa że Polin jest ważną instytucją, mógł nas wspierać na ile może.
SF: Na stronie muzeum w czasie pandemii pojawił się komunikat: “Dziś to Wy – nasza publiczność – możecie w jeszcze większym stopniu niż zwykle przyczynić się do tego, aby nasze kolejne materiały edukacyjne, naukowe i kulturalne powstawały w równej intensywności i jakości co do tej pory”. Czyli taki komunikat, który wprost mówi o tym, że wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za to, czy muzeum przetrwa.
BD: W czasie covidu wystartowaliśmy z akcją pomocową, którą nazwaliśmy “POLIN Emergency Fund Campaign ” i zbieraliśmy pieniądze na bieżące potrzeby. Muzeum utrzymuje się z dotacji Ministerstwa Kultury, Miasta Warszawa i wkładu Stowarzyszenia, ale duża część była też finansowana z przychodów z biletów i komercyjnego wynajmu przestrzeni. Były to spore kwoty, których Muzeum zostało prawie całkowicie pozbawione w czasie pandemii. Wyszliśmy wtedy oczywiście do naszych stałych darczyńców, ale również bardziej szeroko, do naszej publiczności w Polsce i za granicą. Była to wspólna kampania Stowarzyszenia, Muzeum i Amerykańskiego Komitetu Wspierającego Muzeum. Każdy, własnymi ścieżkami zwrócił się do swoich odbiorców. Komunikat, który znalazłaś, był komunikatem jaki wysłało Muzeum do swojej publiczności. My bardziej poszliśmy do naszych darczyńców i przyjaciół zagranicznych, w tym do odbiorców newslettera. Wysłaliśmy maile i listy do osób, z którymi mamy kontakt. Staraliśmy, aby ta sieć została jak najszerzej rozłożona i w rezultacie, oprócz tego że dostaliśmy większe niż zazwyczaj darowizny od stałych darczyńców, to przychodziły też darowizny po kilkanaście lub kilkadziesiąt złotych lub dolarów, które też nam pomagały.
SF: Zastanawiam się, czy mogło to “zawołać” osoby, które do tej pory Was nie wspierały, na przykład tutaj w Polsce, a które będą miały szansę z Wami zostać? Będziecie się temu przyglądać pod takim kątem?
BD: Na pewno pojawili się nowi darczyńcy, a czy z nami zostaną, czas to pokaże. Każdy darczyńca jest w jakiś sposób przez nas zaopiekowany i mam nadzieję, że część z nich zostanie z nami na dłużej. Do wszystkich osób wspierających tę kampanię odzywaliśmy się z podziękowaniem. Wysyłaliśmy listy, materiały. I tak te relacje powoli budujemy, bo jest też tak, że darczyńca który na początku może nam dać 100 dolarów, być może za rok czy za kilka lat da nam 1 000 lub nawet więcej, jeżeli będzie mógł. Dlatego inwestowanie w małych darczyńców też jest dla nas ważne.
Pracujemy teraz na projektami które od razu są obliczone na mniejszych darczyńców. Jeżeli coś kosztuje kilkaset tysięcy złotych, to zwracając się do małych darczyńców indywidualnych, musielibyśmy pozyskać bardzo dużo takich osób, więc w przypadku dużych programów zwracamy się raczej do zamożniejszych darczyńców. Była więc potrzeba wygenerowania takich pomysłów, które pozwolą się zaangażować osobom, które wspierają nas mniejszymi kwotami. Pracujemy teraz na przykład nad projektem, który pozwoli wspierać kolekcję muzealną poprzez “adopcję” pojedynczych obiektów.
SF: Czyli widzicie w tym dużą wartość, ale musi mieć to też dla Was sens, można powiedzieć że tak to sobie projektujecie, żeby osiągnąć sytuację win-win. Mniejsi darczyńcy mają w ten sposób możliwość angażowania się, ale jednocześnie dla Was przekłada się to na konkretne programowe korzyści?
BD: Zgadza się. Wynika to z naszej bliskiej współpracy z Muzeum, które mówi nam o swoich potrzebach programowych i my wtedy próbujemy znaleźć rozwiązanie, jak te potrzeby zrealizować. Zastanawiamy się wspólnie, które potrzeby możemy zrealizować mniejszymi darowiznami.
SF: Chciałam jeszcze wrócić do darowizn celowych. Czy obserwujecie jakieś wyraźne preferencje w tym zakresie? Czy są projekty chętniej wspierane od innych? I czy jakoś na to reagujecie?
BD: W przypadku darczyńców, z którymi współpracujemy od lat, zazwyczaj wiemy już co lubią i jakie projekty mogą ich zainteresować. Oczywiście informujemy też o innych działaniach, ale przeważnie wybieramy takie, które mają szansę się im spodobać. W przypadku projektów, na które nie widzimy w naszym gronie darczyńcy, który mógłby je wesprzeć, próbujemy szukać nowych osób. Jest to ciągłe szukanie nowych możliwości wsparcia.
SF: A czy często się zdarza, że darczyńca sam, bez Waszej sugestii, wskazuje dany konkretny cel lub projekt?
BD: Są takie sytuacje, ale częściej zdarza się, że darczyńca wskazuje nie tyle konkretny projekt, co tematykę czy zakres. Na przykład edukację. I wtedy my wypracowujemy z muzeum projekt, który prezentujemy. Często dopracowujemy go razem z darczyńcą, uważając przy tym, żeby nadal spełniał nasze potrzeby muzealne. To jest trudna sytuacja, jeśli darczyńca przyjdzie z pomysłem na projekt, którego nie chcemy realizować. Nie chcemy mu przecież odmówić, ale też nie chcemy realizować czegoś, co nie do końca wpisuje się w naszą działalność. Są to momenty wymagające dużej dyplomacji i delikatnego przekierowywania darczyńcy na bliższe nam obszary.
SF: Na koniec zapytam jeszcze o komitety wspierające w różnych krajach. Czy są różnice pomiędzy działaniami realizowanymi przez te komitety? Jak już sobie powiedzieliśmy, w Polsce kultura wspierania jest jednak inna niż w krajach zachodnich.
BD: Część komitetów wymienionych na stronie muzeum zawiesiła działania po kampanii założycielskiej lub działają już w tej chwili bardziej promocyjnie na rzecz muzeum. Ale są też komitety, z którymi nadal blisko współpracujemy, jak wspomniany komitet amerykański. Mamy też komitet europejski, czy bardzo aktywny komitet szwedzki – choć tam pozyskiwanie funduszy okazuje się wyzwaniem Specyfika tych komitetów jest różna, tak jak specyfika darczyńców w poszczególnych krajach. W Stanach ta kultura wspierania jest bardziej naturalna nawet w stosunku do Europy Zachodniej, więc jest nam tam o wiele łatwiej pozyskiwać darczyńców, niż we Francji czy Wielkiej Brytanii. Nie mówiąc już o Izraelu, który powinien być dla nas naturalnym adresem, tymczasem tam ta kultura jest chyba na podobnym etapie, co w Polsce, dopiero się rozwija.
SF: Mimo wszystko, mogę chyba podsumować naszą rozmowę wnioskiem, że da się robić z rozmachem, oparty na przemyślanej strategii fundraising w Polsce i tę kulturę wspierania budować?
BD: Myślę, że każda organizacja, nawet najmniejsza, powinna zastanowić się jak chce budować swoją strategię pozyskiwania darczyńców. Przede wszystkim ustalić, kto potencjalnie może być naszym darczyńcą. Bardzo ważne jest to skonkretyzowanie odbiorcy i dopiero potem opracowanie strategii, jak z nim współpracować, jak się komunikować. Równie ważne jest utrzymywanie tej komunikacji. Warto też skonsultować działania z ważnymi darczyńcami, oni często mają dobre pomysły. Warto też skonsultować je poza swoją organizacją. Jest przy tym bardzo dużo pracy, wymaga to myślenia strategicznego o tym, co możemy zrobić żeby nasz projekt miał finansowanie nie tylko w tym roku, ale w dłuższej perspektywie. Ale jest to bardzo stabilizujące, jeżeli udaje nam się pozyskać darczyńcę, który może nas wspierać przez najbliższe parę lat. Daje nam to swobodę, która pozwala skupić się na realizacji celu, a nie na zaspokajaniu bieżących potrzeb. Warto się nad tym zastanawiać i nie trzeba mieć od razu działu fundraisingu, nawet w małej organizacji można to robić, choć oczywiście wymaga to sporo pracy i zaangażowania. Najważniejsza jest konsekwencja w tym, co robimy. I współpraca w ramach samej organizacji, bo fundraising jest przede wszystkim pracą zespołową.
JEŻELI CHCESZ WIEDZIEĆ WIĘCEJ NA TEMAT STOWARZYSZENIA ŻYDOWSKI INSTYTUT HISTORYCZNY:
Stowarzyszenie Żydowski Instytut Historyczny – organizacja non profit, która na chwilę obecną ma ponad 250 członków w całym kraju. Inicjator i jeden z fundatorów Muzeum Polin. Stowarzyszenie wspiera również Żydowski Instytut Historyczny im. Emanuela Ringelbluma. Ponadto, wspiera różne inicjatywy związane z dziedzictwem polskich Żydów na terenie całej Polski, w ramach Programu Grantowego i corocznych konkursów realizowanych w jego ramach.
O możliwościach wsparcia Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN możecie poczytać w zakładce “Wesprzyj muzeum”.
JEŚLI INTERESUJĄ CIĘ STRATEGIE FUNDRAISINGOWE MAJOR DONORS, WARTO ZAJRZEĆ TUTAJ:
